1、熟悉了解公司组织架构及管理运作程序,熟知公司各项管理规定及营运流程,在行政主管领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作,含采购及工程物业相关文职工作。
2、按照上级要求,起草公司对内、对外各类报告、公函文件、通知等。
3、负责各种文件(合同、会议纪要、各种函件等)的装订、派发、传递及归档工作,及时处理上级文件的签收、传递、催办及归档,做好文件的回收、清退、销毁工作,做好行政办文档资料收集管理、保密工作及协助管理印章工作。
4、参加行政例会和其它有关会议,记录并整理会议记录及做好会务通知、场地准备与跟进工作。
5、协助总经理及上级领导处理日常接待、来信来访等有关事宜,及时上传下达。
6、负责公司办公用品及办公设备的日常管理、统计和发放,督导总经办的设备保管与维护工作,使之正常运行。
7、协助各部门完成公司日常印刷品及物料的下单,制作。
8、完成公司行政费用的统计及报销,包括公司快递费、总经理小车费用、广州车辆租赁费及物料制作等费用结算。
9、负责行政办日常管理表格制作和更新,包括通讯录、排班表、员工餐统计表、快递费统计表、合同清单、证件清单、物资管理及安全宣传海报等。
10、跟进公司证件的更新和办理,包括前期咨询,资料递交,网上申报等。
11、定期更新公司安全生产档案,包含且不仅限于安全会议纪要,安全隐患排查,应急演练记录,安全责任书等。
12、定期开展公司仪容仪表检查。
13、配合行政主管开展相关培训工作,做好资料整理归档及日常抽查工作。
14、统筹公司员工活动,包括重大节日活动及日常员工生日游等。
15、完成上级领导交代的其它工作。
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